E-Mail-Signatur im Unternehmen: Pflichtangaben und gute Gestaltung

Geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. Für eingetragene Kaufleute und Gesellschaften wie die GmbH oder UG gelten deshalb dieselben Pflichtangaben wie auf dem Briefbogen: Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei der GmbH zusätzlich alle Geschäftsführer. Am einfachsten und sichersten stehen diese Angaben in der E-Mail-Signatur.

Welche Angaben Pflicht sind

Welche Angaben genau nötig sind, hängt von der Rechtsform ab. Die wichtigsten Fälle:

• GmbH und UG (haftungsbeschränkt): Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Gibt es einen Aufsichtsrat mit Vorsitz, auch dessen Name. Nennen Sie Angaben zum Kapital, muss das Stammkapital dabei sein.
• Eingetragene Kaufleute (e. K.): Firma mit dem Zusatz „eingetragener Kaufmann“ bzw. „eingetragene Kauffrau“ oder einer Abkürzung, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer.
• OHG und KG: Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer; ist kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person, zusätzlich Angaben zu den haftenden Gesellschaften.
• Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer, alle Vorstandsmitglieder mit Vorsitz sowie der Vorsitz des Aufsichtsrats.

Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag gibt es diese Pflicht nicht. Name und Anschrift in der Signatur sind trotzdem sinnvoll – schon damit Kunden Sie erreichen. Im Zweifel klären Sie die genauen Angaben mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung.

Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Das Registergericht kann fehlende Pflichtangaben mit einem Zwangsgeld durchsetzen. Häufiger ist ein anderes Risiko: Wettbewerber können fehlende Angaben abmahnen. Und nicht zuletzt wirkt eine Signatur ohne vollständige Angaben schlicht weniger vertrauenswürdig.

So sieht eine gute Signatur aus

• Kurz und klar: Name, Position, Unternehmen, Telefon, Website. Die Pflichtangaben stehen darunter in kleinerer Schrift.
• Text statt Bild: Eine Signatur, die komplett als Bild eingefügt ist, wird oft blockiert, ist nicht anklickbar und lässt sich nicht kopieren. Das Logo darf ein Bild sein, die Angaben gehören als Text daneben.
• Logo online einbinden: Ein Logo, das von Ihrer Website geladen wird, hängt nicht als Anhang an jeder Mail.
• Einheitlich im ganzen Team: Gleicher Aufbau, gleiche Farben, gleiche Schrift – das ist Teil eines stimmigen Corporate Designs.
• Kompakte Variante für Antworten: In langen Mailverläufen genügt eine verkürzte Signatur.

Signatur in zwei Minuten erstellen

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